社内情報を探しやすくしたい
散らばった社内資料をAIで横断検索・要約し、新人や非専門者でも自力で答えにたどり着けるようにする。
この仕事の課題
- 資料がGoogle Drive / SharePoint / Slackに散らばっている
- 「あの資料どこ？」で時間が溶ける
- ベテランに頼らないと情報が引き出せない
AIで楽にできること
- アップした資料を横断してQ&A化
- 複数バージョンの資料の違いを比較表に整理
- 長い社内マニュアルを新人向けにわかりやすく要約
- Slack/Notionのナレッジを横断して検索
今日から試せる3ステップ
- よく聞かれる質問5〜10件をリストアップする（5分）
- 関連する社内資料をNotebookLM等にアップロードする（10分）
- Q&A形式でAIに答えさせ、内容を確認してナレッジ化する（15分）
具体的な仕事ページ
近い仕事を1つ選ぶと、使い方、注意点、すぐ使えるプロンプト、比較ページへの導線をまとめて確認できます。
月次レポート共有をAIと自動化ツールで効率化する方法
月次レポートは、数字をまとめて終わりではありません。
社内申請・稟議メールをAIで整える方法
社内申請や稟議メールは、申請理由、金額、期限、承認者、添付資料、関係部署をそろえる必要があります。内容が曖昧だと、差し戻しや確認待ちが増え、承認までの時間が伸びます。
社内FAQをAIで整備する方法
社内で同じ質問が何度も発生すると、担当者の時間が少しずつ奪われます。
社内マニュアルをAIで整備する方法
社内マニュアルは、業務の引き継ぎや新人教育に欠かせません。
社内通知をAIと自動化ツールで配信準備する方法
社内通知は、作るだけでなく、誰に、いつ、どのチャネルで届けるかまで考える必要があります。
アクセス・駐車場・道案内メッセージをAIで整える方法
アクセス、駐車場、入口、最寄り駅に関する問い合わせは、店舗や医院、宿泊施設で繰り返し発生します。
すぐ使えるプロンプト
コピーして使えます。{{ }}の部分を自分の情報に書き換えてください。
社内FAQを作成するプロンプト
社内マニュアルや問い合わせ履歴をもとに、社員向けFAQを整理するためのプロンプトです。経費精算、勤怠、ITツール、申請手続きなどの質問整理に使えます。
あなたは社内FAQを整理するアシスタントです。
以下の情報をもとに、社員向けのFAQを作成してください。
# 対象テーマ
{{対象テーマ}}
# 元になる情報
{{元になる情報}}
# 出力してほしい形式
1. 質問
2. 回答
3. 関連する部署
4. 注意点
5. 追加で確認が必要な項目
# 文体
社内向けに、わかりやすく丁寧な文章にしてください。
専門用語はできるだけ補足してください。
# 注意点
元の情報に書かれていないことは推測で断定しないでください。
不明な点は「要確認」としてください。
{{ }}の置き換え例を見る
{{対象テーマ}}→ 経費精算、勤怠管理、社内ITツール、申請手続きなど{{元になる情報}}→ 社内マニュアル、問い合わせ履歴、説明資料の本文
送信前の確認ポイント
- 社員が読んで迷わない表現になっているか
- 古いルールをそのまま反映していないか
- 担当部署の確認が必要な項目が分かるか
- 推測で断定している箇所がないか
推奨ツール: ChatGPT Claude Gemini
社内ナレッジ更新依頼を整える
古くなった社内ナレッジを見つけたとき、更新依頼、確認項目、担当者向けメモを整理します。
あなたは社内ナレッジ管理の編集担当である。
以下の情報をもとに、担当者へ送るナレッジ更新依頼文と確認項目を作成する。
【更新したいページ名】
{{更新したいページ名}}
【古くなっている内容】
{{古くなっている内容}}
【新しい情報の候補】
{{新しい情報の候補}}
【確認してほしい担当者】
{{確認してほしい担当者}}
【更新期限の目安】
{{更新期限の目安}}
出力形式：
1. 更新依頼メッセージ
2. 担当者が確認すべき項目
3. ナレッジ本文の修正案
4. 未確認として残すべき点
条件：
- 新しい情報が未確認の場合は断定しない
- 担当者を責める表現にしない
- 更新期限は依頼として丁寧に書く
- 社内で再利用しやすい短い文章にする
{{ }}の置き換え例を見る
{{更新したいページ名}}→ 請求書発行手順、入社手続き、問い合わせ一次対応FAQ{{古くなっている内容}}→ 旧料金プラン名、退職者の担当者名、古い申請フォームURL{{新しい情報の候補}}→ 2026年5月版の料金表、現在の担当部署、最新フォームURL{{確認してほしい担当者}}→ 経理担当、総務担当、サポート責任者{{更新期限の目安}}→ 今週金曜までに確認したい
送信前の確認ポイント
- 未確認の情報を正式情報として書いていないか
- 担当者名、URL、日付が正しいか
- 更新後に確認日と確認者を残せるか
推奨ツール: ChatGPT Claude Notion AI
社内マニュアルの更新点を整理する
既存マニュアルと変更メモを入力すると、更新すべき箇所、確認者、FAQへの反映点を整理します。
以下の社内マニュアルと変更メモをもとに、更新すべき箇所を整理してください。
【既存マニュアル】
{{既存マニュアル本文}}
【変更メモ】
{{変更された手順、利用ツール、承認者、期限、問い合わせ先など}}
【想定読者】
{{新人／現場担当者／管理職／他部署担当者など}}
出力形式：
1. 更新が必要な見出し
2. 変更前と変更後
3. 読者に追加説明した方がよい点
4. FAQにも反映すべき質問
5. 担当部署に確認すべき点
6. 更新後の確認チェックリスト
注意：
変更メモに書かれていない内容は補わず、「要確認」と書いてください。
古い手順と新しい手順が混ざらないように分けてください。
{{ }}の置き換え例を見る
{{既存マニュアル本文}}→ 経費精算マニュアル、勤怠申請手順、社内ツールの操作手順など{{変更された手順、利用ツール、承認者、期限、問い合わせ先など}}→ 承認者が管理部長から経理責任者に変更。提出期限は毎月25日。問い合わせ先は経理部共通メール。{{新人／現場担当者／管理職／他部署担当者など}}→ 新入社員と現場担当者
送信前の確認ポイント
- 変更前と変更後が混ざっていないか
- マニュアルにない内容を断定していないか
- 担当部署が確認すべき点が分かるか
- FAQや社内Wikiへ反映する項目が整理されているか
推奨ツール: ChatGPT Claude Gemini
社内資料をQ&A形式に整理する
社内マニュアルや規定をAIに読み込ませ、新人でも答えを引き出せるQ&A集を作ります。
以下の社内資料をもとに、よくある質問（FAQ）をQ&A形式で作成してください。
【対象資料の内容】
{{社内マニュアル・規定・手順書の内容をここに貼る}}
【想定される読み手】{{新入社員／現場担当者／管理職など}}
【Q&A件数】{{10〜15件}}
出力形式：
Q: （質問）
A: （回答。資料にない情報は「資料に記載なし」と明示）
資料に記載のない情報は推測せず、「資料に記載なし」と答えてください。
{{ }}の置き換え例を見る
{{社内マニュアル・規定・手順書の内容をここに貼る}}→ （経費精算規定、就業規則、業務マニュアルなどのテキストを貼る）{{新入社員／現場担当者／管理職など}}→ 新入社員{{10〜15件}}→ 10件
送信前の確認ポイント
- 回答が資料の内容と一致しているか
- 「資料に記載なし」が適切に表示されているか
- 個人情報・機密情報が含まれていないか
推奨ツール: NotebookLM ChatGPT Claude
複数バージョンの社内資料の差分を比較する
旧版と新版の規定・マニュアルを比較し、変更点、影響範囲、現場へ周知すべき優先事項を整理します。
以下の2つの資料を比較し、変更点を整理してください。
【旧バージョン】
{{旧バージョンのテキストをここに貼る}}
【新バージョン】
{{新バージョンのテキストをここに貼る}}
出力形式：
## 変更点サマリ（3行以内）
## 変更点一覧
| # | 変更前 | 変更後 | 変更の種類（追加／修正／削除） | 影響を受ける対象者 |
|---|--------|--------|-------------------------------|-----------------|
## 現場への周知が必要な変更点（優先度順）
1. （最も重要な変更から順番に）
{{ }}の置き換え例を見る
{{旧バージョンのテキストをここに貼る}}→ （旧バージョンの規定・マニュアルのテキストを貼る）{{新バージョンのテキストをここに貼る}}→ （新バージョンの規定・マニュアルのテキストを貼る）
送信前の確認ポイント
- 変更点が漏れなく抽出されているか
- 「影響を受ける対象者」が正しく特定されているか
- 法令改正に起因する変更が正しく識別されているか
推奨ツール: ChatGPT Claude Copilot
AIに任せる
- アップした資料を横断してQ&A化
- 複数バージョンの資料の違いを比較表に整理
- 長い社内マニュアルを新人向けにわかりやすく要約
- Slack/Notionのナレッジを横断して検索
人が確認する
- 情報の正確性・最新性の確認
- 機密情報・公開範囲の判断
- 社内ルールとの整合確認
- 定期的な情報の更新・見直し
使えるAIの種類
- 社内検索AI（Box AI / Dropbox Dash / Glean系）
- ノート・業務アプリ連携AI（Notion AI / Microsoft Copilot / Gemini / NotebookLM）
おすすめツール
Notion AI
Notion Labs
Notion AI は、Notion 上にある社内ドキュメント、議事録、タスク情報などを要約・整理するAI機能です。ナレッジベース、プロジェクト管理、社内マニュアルを Notion に集約している組織では、情報検索や文章作成の効率化に役立ちます。会議メモを整理したり、長いページを要約したり、社内向け文書の下書きを作る用途と相性があります。ただし、Notion 内の情報が整理されていないとAI活用の効果も出にくいため、ページ構成や命名ルールを整えることが重要です。
Microsoft Copilot
Microsoft
Microsoft Copilot は、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams など Microsoft 365 に組み込まれたAI機能です。メール文の作成、会議内容の整理、資料の下書き、表データの分析補助など、日常業務の中でAIを使いやすいのが特徴です。すでに Microsoft 365 を使っている会社であれば、既存環境の延長で導入を検討しやすいツールです。一方で、契約プランや利用できる機能が組織設定によって異なるため、自社の Microsoft 365 環境で何が使えるかを確認してから進める必要があります。
Gemini
Gemini は、Google が提供する対話型AIで、Google Workspace との連携を活かしやすい点が特徴です。Gmail、Google ドキュメント、スプレッドシートなどを使う業務では、文章作成、要約、情報整理の補助として活用できます。Google サービスを中心に業務を行っている中小企業にとっては、既存の作業環境に近い場所でAIを試しやすいツールです。一方で、利用できる機能はプランや設定によって異なるため、自社の契約環境に合わせて確認する必要があります。
NotebookLM
NotebookLM は、自分でアップロードした資料や指定した情報源をもとに、質問応答や要約を行えるGoogleのAIノートツールです。社内マニュアル、研修資料、議事録、調査資料など、限られた情報の中から答えを探したい場面に向いています。一般的なWeb検索ではなく、指定した資料に基づいて整理できるため、社内ナレッジの読み解きに使いやすいのが特徴です。ただし、元資料の内容が古い場合は回答も古くなるため、資料の更新日や出典を確認しながら使う必要があります。
Slack AI
Salesforce
Slack AI は、Slack 内のスレッド、チャンネル、会話履歴を要約・検索しやすくするAI機能です。日々のやり取りが Slack に蓄積されている組織では、過去の決定事項や議論の流れを探す時間を減らす目的で活用できます。会議に出られなかった人が議論の要点を把握したり、長いスレッドを短く確認したりする場面に向いています。ただし、Slack 上の情報は雑多になりやすいため、チャンネル設計や投稿ルールを整えることでAIの効果も高まりやすくなります。
Box AI
Box
Box AI は、Box に保存された文書や資料をもとに、内容の要約や情報検索を支援するAI機能です。契約書、提案書、社内マニュアル、会議資料などが Box に集まっている会社では、必要な情報を探す時間を減らしやすくなります。特に、過去資料を参照しながら提案書や回答文を作る業務と相性があります。ファイル管理が整理されているほど効果を発揮するため、フォルダ構成や権限管理を見直しながら導入するのが現実的です。
海外事例
紙の業務記録をAIで探せる知識に変える海外中小企業事例
海外での示唆
OpenAIの中小企業事例では、米国サウスカロライナ州の種苗農場が、1971年から続く手書きの作物台帳をデジタル化し、ChatGPTで日々参照できる知識として使っている例が紹介されています。 同じ記事では、現場で音声入力を使って作業記録を残したり、設備・在庫・材料に関する確認をその場で行ったりする使い方も示されています。ポイントは、A…
日本企業なら
日本の中小企業でも、過去の台帳、点検記録、作業日報、在庫表、引き継ぎメモが紙やExcelに分散していることがあります。まずは全社システムを入れ替えるのではなく、よく使う記録だけをPDF化・テキスト化し、AIに「探す」「要約する」「確認事項を出す」役を任せると始めやすいです。
まず試すこと
まず過去1年分の作業日報や台帳から10〜20件だけ選び、AIに「日付・品目・数量・担当者・次回確認事項」に整理させる。
米国サービス業が社内検索AIで資料探しを減らす一案
海外での示唆
Dropbox Dashの公式情報では、複数アプリに散らばるファイル、メッセージ、文脈を横断し、検索、要約、整理を支援するAIワークスペースとして説明されています。単にファイル名を探すのではなく、業務の文脈に沿って必要な情報にたどり着くことが狙いです。 小規模サービス業では、契約書、見積、過去提案、社内手順、FAQ、顧客対応履歴がDr…
日本企業なら
日本SMBでは、AI検索の導入成否を「全部見つかるか」ではなく、「よく聞かれる10問に、根拠つきで答えられるか」で測ると始めやすいです。
まず試すこと
よく探される10問だけを対象に、AIが根拠つきで回答できるかを1週間確認する。
比較ページ
Copilot・Gemini・Notion AI比較 2026年5月版
Microsoft 365、Google Workspace、Notionで使える業務AIを、中小企業のメール、文書作成、社内ナレッジ整理の目線で比較。
社内検索AI比較 2026年5月版：社内FAQ・資料検索・出典確認の選び方
社内検索AIは、散らばった資料を一気に賢くする魔法ではありません。社内FAQ、議事録、マニュアル、規程、共有ファイルの置き場所を決めたうえで、出典に戻れるか、権限を守れるか、少人数で運用できるかを比較することが大切です。
業務自動化AI比較 2026年5月版：Zapier・Make・n8nの選び方
業務自動化AIは、問い合わせ通知、社内連絡、転記、AI要約を少しずつ減らすための仕組みです。Zapier、Make、n8nは似ていますが、始めやすさ、条件分岐の作りやすさ、自己ホストの有無、料金の見方が違います。初心者は、最初から顧客へ自動返信せず、AIが要約・分類し、人が確認する形から始めると安全です。
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