中小企業のAI議事録ツール使い方チェックリスト 2026年5月版
議事録作成に時間がかかる会議主催者向けに、AI議事録を「録音・要約・確認」に分け、決定事項、担当者、期限を人が確認する流れを整理します。
2026年5月版 の確認リスト
この記事で確認すること
- 1 このページで解決する不安
- 2 ツール別の使いどころ
- 3 最初の1週間の試し方
- 4 人が必ずやること
- 5 よくある失敗と対処法
このページで解決する不安
AI議事録ツールを使いたいけれど、録音してよいのか、要約をそのまま共有してよいのか、担当者や期限を間違えないか不安な方向けのチェックリストです。
AIに任せるのは、録音、文字起こし、要約の下書きまでです。
会議で決まったこと、誰がやるか、いつまでにやるか、社外へ共有してよい内容かは人が確認します。
議事録担当の負担を減らしつつ、確認漏れを防ぐための使い方として整理します。
AIに任せるのは、録音、文字起こし、要約の下書きまでです。
会議で決まったこと、誰がやるか、いつまでにやるか、社外へ共有してよい内容かは人が確認します。
議事録担当の負担を減らしつつ、確認漏れを防ぐための使い方として整理します。
ツール別の使いどころ
Otter.aiは、ZoomやGoogle Meetと連携し、リアルタイム文字起こしを試したい場合に向きます。
Fireflies.aiは、カレンダー連携、会議記録の検索、CRM連携まで見たいチームに向きます。
Notion AIは、Notionを社内Wikiや議事録置き場として使っている会社で、議事録をそのまま蓄積したい場合に向きます。
料金、無料枠、録音時間、対応言語、保存期間、管理者設定は変わることがあります。
導入前には必ず公式ページで最新のプランとデータの扱いを確認してください。
Fireflies.aiは、カレンダー連携、会議記録の検索、CRM連携まで見たいチームに向きます。
Notion AIは、Notionを社内Wikiや議事録置き場として使っている会社で、議事録をそのまま蓄積したい場合に向きます。
料金、無料枠、録音時間、対応言語、保存期間、管理者設定は変わることがあります。
導入前には必ず公式ページで最新のプランとデータの扱いを確認してください。
最初の1週間の試し方
最初は、社内の定例会議を1つだけ選びます。
顧客との商談、採用面接、機密性の高い会議ではなく、参加者に説明しやすく、内容の確認もしやすい会議から始めます。
会議前に、録音すること、文字起こしと要約にAIを使うこと、共有前に担当者が確認することを参加者に伝えます。
会議後は、AIの要約をそのまま送らず、「決定事項」「担当者」「期限」「未確認事項」の4つに分けて確認してください。
顧客との商談、採用面接、機密性の高い会議ではなく、参加者に説明しやすく、内容の確認もしやすい会議から始めます。
会議前に、録音すること、文字起こしと要約にAIを使うこと、共有前に担当者が確認することを参加者に伝えます。
会議後は、AIの要約をそのまま送らず、「決定事項」「担当者」「期限」「未確認事項」の4つに分けて確認してください。
人が必ずやること
AIの文字起こし・要約には限界があります。
特に、曖昧な発言、複数人が同時に話した場面、専門用語、社内固有名詞は誤認識されることがあります。
人が必ず確認するのは、決定事項、担当者、期限、保留事項、顧客や個人情報が含まれていないかです。
録音前の同意、保存場所、共有範囲もルール化します。
社外共有用の議事録は、AI要約からさらに短く整え、社内向けメモとは分けて作る方が安全です。
特に、曖昧な発言、複数人が同時に話した場面、専門用語、社内固有名詞は誤認識されることがあります。
人が必ず確認するのは、決定事項、担当者、期限、保留事項、顧客や個人情報が含まれていないかです。
録音前の同意、保存場所、共有範囲もルール化します。
社外共有用の議事録は、AI要約からさらに短く整え、社内向けメモとは分けて作る方が安全です。
よくある失敗と対処法
音声品質が悪いと、文字起こしの精度は大きく下がります。
ノートPC内蔵マイクだけで聞き取りにくい場合は、ヘッドセットや外付けマイクを使い、会議冒頭で発言者名を確認します。
専門用語や社内固有名詞を誤認識する場合は、会議後に用語リストを作ります。
毎回同じ言葉が出る会議なら、ツール側の辞書機能やNotionなどの社内メモに用語集を置いておくと確認しやすくなります。
参加者が録音を嫌がる場合は、録音する会議としない会議を分けます。
すべての会議で使うのではなく、定例会議、進捗会議、社内共有会のように目的が明確なものから始めてください。
ノートPC内蔵マイクだけで聞き取りにくい場合は、ヘッドセットや外付けマイクを使い、会議冒頭で発言者名を確認します。
専門用語や社内固有名詞を誤認識する場合は、会議後に用語リストを作ります。
毎回同じ言葉が出る会議なら、ツール側の辞書機能やNotionなどの社内メモに用語集を置いておくと確認しやすくなります。
参加者が録音を嫌がる場合は、録音する会議としない会議を分けます。
すべての会議で使うのではなく、定例会議、進捗会議、社内共有会のように目的が明確なものから始めてください。
共有前チェックリスト
議事録を共有する前に、次の5点を確認します。
・決定事項と未決事項が混ざっていないか
・担当者と期限が発言内容と合っているか
・顧客名、個人名、機密情報を共有してよい範囲か
・AIが推測した表現を事実のように書いていないか
・次回までに確認することが明記されているか
関連する仕事ページでは、議事録作成、アクションアイテム整理、会議アジェンダ作成に分けて試せます。
・決定事項と未決事項が混ざっていないか
・担当者と期限が発言内容と合っているか
・顧客名、個人名、機密情報を共有してよい範囲か
・AIが推測した表現を事実のように書いていないか
・次回までに確認することが明記されているか
関連する仕事ページでは、議事録作成、アクションアイテム整理、会議アジェンダ作成に分けて試せます。
このチェックリストを使いやすい業種
士業小規模事務所のAI活用ガイド
士業小規模事務所が、専門判断をAIに任せず、面談記録、資料依頼、社内検索、下書き、顧客説明の補助からAIを試すためのガイドです。