フォローメールをAIで改善する方法
商談後のフォローメールは、次のアクションにつなげる大切な接点です。
しかし、忙しい営業担当者ほど送信が遅れたり、商談内容に合わない定型文になったりしやすくなります。
AIを使うと、商談メモから要点を整理し、相手に合わせたフォローメールの下書きを短時間で作れます。
このページでは、営業担当者が返信されやすいフォローメールを作る方法を紹介します。
AIに任せる
- 商談メモから要点を整理する
- お礼と次のアクションを含むメールを下書きする
- 相手の役職や関心に合わせて表現を変える
- 長すぎるメールを短くする
- 返信しやすい質問文を作る
このページでわかること
- 商談後フォローでAIを使える場面
- 商談メモからメール文を作るプロンプト例
- 顧客情報を扱うときの注意点
フォローメールでよくある課題
フォローメールでは、商談のお礼、相手の課題、提案内容、次のアクションを簡潔に伝える必要があります。
定型文だけでは相手に響きにくく、かといって毎回ゼロから書くと時間がかかります。
また、商談で話した内容を正しく反映しないと、相手に「理解されていない」と感じられることもあります。
AIは、商談メモを整理して自然な文面にする補助役として使えます。
AIで効率化できる作業
AIは顧客との関係づくりを代行するものではありません。
ただし、商談メモをもとに文面のたたき台を作り、トーンや長さを調整する作業には向いています。
- 商談メモから要点を整理する
- お礼と次のアクションを含むメールを下書きする
- 相手の役職や関心に合わせて表現を変える
- 長すぎるメールを短くする
- 返信しやすい質問文を作る
AIで下書きを作った後、顧客との関係性や商談の温度感に合わせて人が調整すると、自然なフォローになります。
使いやすいAIツールの例
フォローメールの改善には、ChatGPT、Claude、Geminiなどの文章生成AIが使いやすいです。
商談メモ、相手の関心、次に依頼したいことを入れると、複数の文面案を比較できます。
顧客名、担当者名、価格、商談内容などは機密情報にあたる場合があります。
外部AIに入力する場合は、匿名化や社内ルールの確認を行ってください。
ツールを選ぶときの考え方
フォローメールでは、文章の自然さだけでなく、商談メモをどこまで安全に入力できるかを確認します。
まずはChatGPT、Claude、Geminiで同じ匿名化メモを使い、要点の拾い方、次回アクションの明確さ、相手に合わせた丁寧さを比べると選びやすくなります。
営業準備全体を整えるなら営業準備向けAI比較、文章の調整を重視するなら文章作成AI比較を確認してください。
すぐ使えるプロンプト
以下は、商談後のフォローメールを作るためのプロンプト例です。
商談後フォローメールを作る
商談メモをもとに、お礼と次のアクションを含むメールを作るプロンプトです。
あなたはBtoB営業担当者を支援するアシスタントです。
以下の商談メモをもとに、フォローメールの下書きを作成してください。
# 商談メモ
{{商談で話した内容}}
# 相手の関心
{{相手が重視していたこと}}
# 次に依頼したいこと
{{次のアクション}}
# 出力してほしい内容
1. 件名案を3つ
2. メール本文
3. 返信しやすくするための一文
# 文体
丁寧で、売り込み感を抑えた自然な文章にしてください。
長いフォローメールを短くする
既存のメール文を、読みやすく返信しやすい長さに整えるプロンプトです。
以下のフォローメールを、相手が読みやすく返信しやすい文面に短く整えてください。
# メール本文
{{メール本文}}
# 残したい要点
{{必ず伝えたいこと}}
実務で使うときの注意点
フォローメールには、顧客の課題、予算、価格、検討状況などの機密情報が含まれることがあります。
外部AIに入力する場合は、固有名詞や金額を匿名化し、社内の情報管理ルールを確認してください。
また、AIが作る文章は自然でも、商談の温度感と合わない場合があります。
最後は営業担当者自身の言葉で調整してから送信しましょう。
よくある質問
フォローメールをAIで作ってそのまま送ってもよいですか？
そのまま送るのは避け、商談内容、約束した期限、相手の温度感を営業担当者が確認してください。
AIは下書きと表現調整に使い、最終文面は人が整えるのが安全です。
商談メモをAIに入れるときの注意点は何ですか？
顧客名、担当者名、金額、未公開情報は必要に応じて匿名化します。
社内ルールで外部AIへの入力が制限されている場合は、社内で許可されたツールや範囲に合わせて使います。
返信されやすい文面にするには何を指定しますか？
商談の要点、相手が関心を示した内容、次に依頼したい行動、希望期限を分けて指定します。
「短く」「丁寧に」「次の一歩が分かるように」と条件を加えると確認しやすい文面になります。