採用・人事業務を効率化したい
求人原稿・スカウトメール・候補者比較メモなどの定型作業をAIに任せ、面接や判断に時間を回す。
この仕事の課題
- 求人原稿の言い回しに毎回時間がかかる
- 候補者ごとのメモを整理しきれない
- スカウト文面が画一的になりがち
AIで楽にできること
- 求人票・募集要項のたたき台作成
- スカウトメールの文面を複数パターン生成
- 面接質問リストの作成
- 候補者メモの整理・比較
今日から試せる3ステップ
- 採用したい職種の要件を箇条書きでまとめる(5分)
- 下のプロンプトで求人票のたたき台を作る(3分)
- 内容を確認・修正して採用管理ツールや媒体に入力する(10分)
具体的な仕事ページ
近い仕事を1つ選ぶと、使い方、注意点、すぐ使えるプロンプト、比較ページへの導線をまとめて確認できます。
退職面談メモをAIで要約し、改善テーマを整理する
退職面談のメモは、組織改善のヒントになります。ただし、個人の感情、上司や同僚への言及、具体的な出来事が混ざるため、そのまま共有すると誤解や個人特定につながることがあります。
面接評価メモをAIで整理する方法
面接後のメモは、採用判断を支える大切な記録です。ところが、候補者の回答、面接官の印象、評価観点、次回確認したいことが混ざると、後から読み返したときに判断しにくくなります。
面接質問リストをAIで作る方法
面接では、候補者ごとに聞く内容がぶれすぎると評価が難しくなります。
面接日程調整メールをAIで整える方法
面接日程調整メールは、採用担当者が何度も作る一方で、日時、面接形式、担当者、持ち物、オンラインURL、返信期限のどれかが抜けると応募者に負担がかかります。
求人票をAIで改善する方法
求人票は、応募数だけでなく応募者の質にも影響します。
入社初日チェックリストをAIで個社化する
入社初日は、書類、アカウント、備品、研修、顔合わせ、勤怠説明など、細かな作業が重なります。担当者の記憶に頼ると、忙しい時期ほど抜け漏れが起きやすくなります。
すぐ使えるプロンプト
コピーして使えます。{{ }}の部分を自分の情報に書き換えてください。
面接評価メモを観点別に整理する
面接メモを入力すると、候補者の回答、評価観点、良かった点、懸念点、次回確認したい質問に分けて整理します。
以下の面接メモを、採用判断の補助資料として整理してください。
【職種】
{{職種名}}
【評価観点】
{{評価観点}}
【面接メモ】
{{面接で聞いた内容・候補者の回答・面接官のメモ}}
出力形式:
1. 候補者の回答要約
2. 評価観点ごとの整理
3. 良かった点
4. 懸念点
5. 次回確認したい質問
6. 主観的すぎる表現があれば修正案
注意:
採用可否は断定しないでください。
年齢、性別、家族構成、思想信条など、採用判断に不要な情報は使わないでください。
{{ }}の置き換え例を見る
{{職種名}}→ 法人営業{{評価観点}}→ 顧客理解、課題整理力、コミュニケーション、再現性、カルチャーフィット{{面接で聞いた内容・候補者の回答・面接官のメモ}}→ 前職では既存顧客の更新提案を担当。質問には具体例で答えられたが、数字の説明はやや曖昧だった。
送信前の確認ポイント
- 事実と面接官の印象が分かれているか
- 評価観点に沿って整理されているか
- 採用可否をAIが断定していないか
推奨ツール: ChatGPT Claude Gemini
面接質問リストを評価観点別に作る
職種要件を入力すると、基本質問・深掘り質問・回答を見る観点をセットで生成します。
以下の職種要件をもとに、面接質問リストを作成してください。
【職種名】{{職種名}}
【仕事内容】{{主な仕事内容}}
【必須条件】{{必須スキル・経験}}
【歓迎条件】{{歓迎スキル・経験}}
【面接で特に確認したいこと】{{確認したい観点}}
【面接時間】{{面接時間}}
出力形式:
1. 評価観点(3〜5点)
2. 基本質問
3. 深掘り質問
4. 回答を見るときのポイント
5. 聞かない方がよい質問
6. 面接官向けの注意点
注意:
年齢、性別、家族構成、思想信条、健康状態など、採用判断に不要な個人情報を聞く質問は避けてください。
{{ }}の置き換え例を見る
{{職種名}}→ 法人営業{{主な仕事内容}}→ 新規商談、既存顧客フォロー、提案書作成{{必須スキル・経験}}→ 法人営業経験3年以上、基本的なPCスキル{{歓迎スキル・経験}}→ SaaS営業経験、チームリーダー経験{{確認したい観点}}→ 課題ヒアリング力、継続的な顧客フォロー力{{面接時間}}→ 45分
送信前の確認ポイント
- 職種要件に合った質問になっているか
- 候補者間で比較しやすい質問になっているか
- 採用判断に不要な個人情報を聞いていないか
推奨ツール: ChatGPT Claude Gemini
面接日程調整メールを作る
応募者へ送る面接日程調整メールを、候補日時、面接形式、返信期限、持ち物、送信前チェック付きで作るプロンプトです。
あなたは中小企業の採用担当者を支援する文章編集担当です。
以下の情報をもとに、応募者へ送る面接日程調整メールを作ってください。
# 応募職種
{{応募職種}}
# 面接形式
{{オンライン面接/来社面接}}
# 候補日時
{{候補日時を3つまで}}
# 面接時間
{{所要時間}}
# 担当者
{{担当者名または部署名}}
# 応募者に伝える事項
{{持ち物、事前準備、入室方法、会場住所など}}
# 返信期限
{{返信期限}}
# 出力してほしい内容
1. 件名
2. メール本文
3. 応募者が返信しやすくなる工夫
4. 送信前に人が確認すること
{{ }}の置き換え例を見る
{{応募職種}}→ 営業アシスタント、Webマーケティング担当、店舗スタッフなど{{オンライン面接/来社面接}}→ オンライン面接。Zoom URLは送信前に採用担当者が入れる{{候補日時を3つまで}}→ 6月5日 10:00、6月6日 14:00、6月8日 11:00{{所要時間}}→ 30分{{担当者名または部署名}}→ 採用担当、一次面接担当者など{{持ち物、事前準備、入室方法、会場住所など}}→ オンライン入室は5分前、来社の場合は受付で採用面接の旨を伝える{{返信期限}}→ 5月31日中に都合のよい日時を返信してほしい
送信前の確認ポイント
- 候補日時、所要時間、返信期限が正しいか
- オンラインURLや会場住所を送信前に差し替える欄が残っていないか
- 応募者を急かしすぎる表現や失礼な表現がないか
- 採用可否や評価に関わる判断をAIに任せていないか
推奨ツール: ChatGPT Claude Gemini
求人票のたたき台を作る
職種と求める人物像を伝えるだけで、求人媒体に使える求人票の原稿を生成します。
以下の条件で求人票のたたき台を作成してください。
【職種名】{{職種名}}
【雇用形態】{{正社員/契約社員/パートタイムなど}}
【仕事内容】{{主な業務内容を箇条書きで3〜5点}}
【求めるスキル・経験】{{必須/歓迎に分けて箇条書き}}
【働き方・環境】{{リモート可否・勤務地・チーム規模など}}
【会社の魅力・特徴】{{候補者に伝えたい自社の強み}}
出力形式:
1. 求人タイトル(3案)
2. 仕事紹介文(200〜300文字)
3. 求める人物像
4. 会社紹介文(100〜150文字)
5. 応募から選考の流れ(簡潔に)
労働条件(給与・勤務時間・休日)は【要入力】としてください。
{{ }}の置き換え例を見る
{{職種名}}→ 営業担当(法人向け){{正社員/契約社員/パートタイムなど}}→ 正社員{{主な業務内容を箇条書きで3〜5点}}→ ・新規顧客へのアプローチ・既存顧客のフォロー・提案書作成・月次報告{{必須/歓迎に分けて箇条書き}}→ 必須:法人営業3年以上 歓迎:SaaS業界経験{{リモート可否・勤務地・チーム規模など}}→ 週3リモート可、東京オフィス勤務、営業チーム10名{{候補者に伝えたい自社の強み}}→ 創業10年の安定基盤、平均残業10時間以内、成長市場でのチャレンジ環境
送信前の確認ポイント
- 給与・勤務時間・休日などの労働条件が正確に記載されているか(AIは入力しません)
- 職務内容が実際の業務と一致しているか
- 労働基準法・雇用機会均等法に反する表現がないか
推奨ツール: ChatGPT Claude Gemini
採用スカウト文を作成するプロンプト
採用候補者に送るスカウト文の下書きを作るためのプロンプトです。候補者の経験に触れながら、押しつけがましくない自然な文面を作る際に役立ちます。
あなたは採用担当者をサポートするアシスタントです。
以下の条件をもとに、候補者に送るスカウト文を作成してください。
# 募集ポジション
職種:{{職種}}
仕事内容:{{仕事内容}}
求める経験:{{求める経験}}
# 候補者の特徴
経験:{{候補者の経験}}
強み:{{候補者の強み}}
関心がありそうな領域:{{候補者の関心領域}}
# 伝えたい会社の魅力
{{会社の魅力}}
# 文体
丁寧で、押しつけがましくない文章。
一斉送信のように見えない、自然なスカウト文にしてください。
# 出力形式
1. 件名案を3つ
2. 本文を1つ
3. 短めの本文案を1つ
4. 候補者に合わせて調整したポイント
{{ }}の置き換え例を見る
{{職種}}→ マーケティング担当、営業職、エンジニア、管理部門など{{仕事内容}}→ 新規顧客開拓、広告運用、社内システム開発など{{求める経験}}→ 法人営業経験3年以上、Web広告運用経験など{{候補者の経験}}→ SaaS企業での法人営業経験{{候補者の強み}}→ 新規開拓、提案資料作成、チームマネジメント{{候補者の関心領域}}→ 事業成長、AI活用、マーケティング改善{{会社の魅力}}→ 少人数で裁量が大きい、成長領域に関われる、経営陣と近い距離で働ける
送信前の確認ポイント
- 一斉送信のような文面になっていないか
- 候補者の経験に自然に触れているか
- 会社の魅力を誇張していないか
- カジュアル面談など返信しやすい行動につながっているか
推奨ツール: ChatGPT Claude Gemini
スカウトメールを候補者別にカスタマイズする
候補者のプロフィールを読み込ませ、その人に刺さるスカウトメール文面を生成します。
以下の候補者情報をもとに、パーソナライズされたスカウトメールを作成してください。
【候補者のプロフィール概要】
{{候補者の職歴・スキル・実績の概要(公開情報のみ)}}
【募集ポジション】{{職種名・役割}}
【候補者に刺さりそうなポイント】{{この候補者にとって魅力的と思われる理由}}
【自社の魅力】{{特に候補者に響きそうな点}}
【文字数の目安】{{200〜350文字}}
要件:
- 候補者の経験・実績を具体的に言及する
- 一般的なテンプレートではなく、この人に向けた文面にする
- 返信したくなるような質問や提案を1つ盛り込む
{{ }}の置き換え例を見る
{{候補者の職歴・スキル・実績の概要(公開情報のみ)}}→ SaaS営業5年、年間売上目標150%達成経験あり、マネジメント経験3年{{職種名・役割}}→ シニア営業マネージャー{{この候補者にとって魅力的と思われる理由}}→ マネジメント経験を活かせるポジション、成長フェーズのスタートアップで裁量を持てる{{特に候補者に響きそうな点}}→ シリーズBを達成、今年100名規模への拡大予定、フルリモート可{{200〜350文字}}→ 250〜300文字
送信前の確認ポイント
- 候補者の名前・敬称が正しいか
- プロフィールにない情報(推測・誇張)が含まれていないか
- 返信を促す具体的な行動を求める文が入っているか
推奨ツール: ChatGPT Claude Gemini
AIに任せる
- 求人票・募集要項のたたき台作成
- スカウトメールの文面を複数パターン生成
- 面接質問リストの作成
- 候補者メモの整理・比較
人が確認する
- 記載内容と実際の業務内容の整合確認
- 労働条件・法令との整合確認
- 候補者の適性・文化フィットの判断
- 最終選考・採用決定
使えるAIの種類
- 汎用対話AI
- 採用管理SaaSのAI機能
おすすめツール
ChatGPT
OpenAI
ChatGPT は、文章作成、要約、アイデア出し、調査の整理、メール文面の改善など、幅広い業務に使える代表的な対話型AIです。日本語でのやり取りもしやすく、AI活用を初めて試す中小企業にとって入口になりやすいツールです。営業メール、議事録、社内FAQ、提案書のたたき台など、日常業務の下書き作成に特に向いています。一方で、出力内容が常に正しいとは限らないため、数字・固有名詞・法務や専門判断が関わる内容は人が確認する前提で使う必要があります。
Claude
Anthropic
Claude は、長文の読み込みや、丁寧で自然な文章の作成に強い対話型AIです。議事録、提案書、レポート、社内文書など、長めの情報を整理して読みやすく整える用途に向いています。ビジネス文書のトーンを整えたい場合や、複雑な内容をわかりやすく要約したい場合にも使いやすいツールです。ただし、最新情報や数値の確認には別途公式情報や検索ツールを組み合わせる必要があるため、文章作成・整理のパートナーとして位置づけるのが現実的です。
Gemini
Gemini は、Google が提供する対話型AIで、Google Workspace との連携を活かしやすい点が特徴です。Gmail、Google ドキュメント、スプレッドシートなどを使う業務では、文章作成、要約、情報整理の補助として活用できます。Google サービスを中心に業務を行っている中小企業にとっては、既存の作業環境に近い場所でAIを試しやすいツールです。一方で、利用できる機能はプランや設定によって異なるため、自社の契約環境に合わせて確認する必要があります。
Notion AI
Notion Labs
Notion AI は、Notion 上にある社内ドキュメント、議事録、タスク情報などを要約・整理するAI機能です。ナレッジベース、プロジェクト管理、社内マニュアルを Notion に集約している組織では、情報検索や文章作成の効率化に役立ちます。会議メモを整理したり、長いページを要約したり、社内向け文書の下書きを作る用途と相性があります。ただし、Notion 内の情報が整理されていないとAI活用の効果も出にくいため、ページ構成や命名ルールを整えることが重要です。
海外事例
米国の中小企業が採用文面AIで候補者連絡を整えた例
まず試すこと
直近のスカウト文5通を匿名化し、候補者に合わせた一文だけをAIに提案させ、採用担当が過剰表現を削って送信してください。
Grammarlyは、HRチーム向けに求人票、候補者連絡、社内コミュニケーションの文面改善を案内している。
比較ページ
文章作成AI比較 2026年5月版:メール・提案書・社内文書の選び方
文章作成AIは、文章を丸投げする道具ではなく、メール、提案書、社内通知、求人文、問い合わせ返信の下書きを早く整える道具です。初心者は「文章が自然か」だけでなく、Google WorkspaceやMicrosoft 365との相性、管理機能、入力してよい情報の範囲も見ると選びやすくなります。
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